Uygulama Portföy Yönetimi'nin (APM) Temel Süreçleri

İçinde bulunduğumuz çağa bir isim verecek olsaydık, kuşkusuz en güçlü adaylardan biri "teknoloji çağı" olurdu. Yazılımların hayatımızı yönlendirdiği ve manuel süreçlerimizi otomatikleştirdiği bir dönemde yaşıyoruz. Günlük hayatımızda hem bilgisayarlarda hem de mobil cihazlarda aktif olarak kullandığımız onlarca farklı yazılım varken iş hayatında bu sayının yüzlere ulaşması şaşırtıcı olmasa gerek.

İşletmeler teknolojiye yatırım yapıyor. Eskiden manuel olarak yapılan işlemlerin çoğu artık yazılım uygulamaları ile otomatik hale getiriliyor. Bu açıdan işletmelerin teknoloji varlıklarını yönetebilmeleri de kritik önem taşımaktadır.

Burada Uygulama Portföy Yönetimi, Yazılım Varlık Yönetimi, BT Varlık Yönetimi ve BT Hizmet Yönetimi kavramlarıyla karşılaşıyoruz.

Uygulama Portföy Yönetimi (APM) Nedir?

Uygulama Portföyü Yönetimi (APM), işletmelerdeki performansı, sürdürülebilirliği, faydaları, kullanıcı deneyimini ve çok daha fazlasını analiz etmek için tüm yazılım uygulamalarının ve lisanslarının bir yönetim sürecidir. Teknoloji tüm dünyada ne kadar genişlerse, yazılım uygulamalarının miktarı da o kadar artar. Bu artış karmaşıklığı beraberinde getirir ve hatta bir uygulamayı tutma ya da ortadan kaldırma kararını zorlaştırır. Bu yüzden ilk etapta bir APM sistemi oluşturuyoruz. APM sistemleri, bir yazılım uygulaması ile ilgili tüm süreçleri kolaylaştırmayı, gereksiz uygulamaları ortadan kaldırarak maliyeti düşürmeyi amaçlar ve uygulamaların yaşam döngülerini birçok grafik ile görsel olarak gösterir. Bu özelliklerin yanı sıra tüm lisanslarınız tek bir yerde kolayca toplanır ve tüm uygulamalarınıza istediğiniz zaman kolayca erişebilirsiniz.

APM, BT liderlerinin uygulamalarının organizasyonları için değerini anlamalarını ve optimize etmelerini sağlayan bir dizi iş uygulamasıdır. Bu, tüm başvuruların değerini belirlemeye ve değerlendirmeye ve hangi başvuruların kullanımdan kaldırılacağına, yeniden gözden geçirileceğine veya olduğu gibi tutulacağına ilişkin kararları içerir.

APM'nin amacı, bir kuruluşun bütçe, personel ve teknoloji altyapısı gibi kaynaklarının mümkün olan en iyi şekilde kullanılmasını sağlamaktır.

APM'nin üç farklı aşaması (değerlendirme, karar verme ve uygulama) vardır ve her aşama arasında uygulamaların sürekli izlenmesi sağlanır.

İşletmeler Neden Uygulama Portföy Yönetimine İhtiyaç Duyar?

Son yıllarda, yazılım uygulamalarının artması, işletmeleri uygulamaları hakkında bilgi kaydetmeye zorlamaktadır. Bugün en küçük işletmelerin bile çok sayıda yazılım uygulaması var ve bunların her biri bilgilerini farklı şekillerde tutuyor. APM kullanmayan şirketler, verilerini kaydetmek için genellikle elektronik tabloları kullanır. Ancak bu noktada iş bir yazılım uygulamasına karar vermek veya sadece hangi uygulamayı kullandıklarına bakmak söz konusu olduğunda işler karmaşıklaşıyor.

İhtiyaç duydukları verileri çıkarmak için çok zaman ve çaba harcarlar, verileri çıkardıktan sonra daha da kötüsü, karar vermekten gerçekten çok uzaktırlar. Bu nedenle işletmelerin 'Uygulama Portföy Yönetimi'ni hayata geçirmeleri gerekmektedir. Uygulama Portföyü Yönetim Yazılımı ile işletmeler zamandan, enerjiden ve kaynaklarından tasarruf edecek ve iş bir uygulamaya yatırım yapmaya veya bazılarını ortadan kaldırmaya karar vermeye geldiğinde, karar vericiler onlara neyin tutulup tutulmayacağı konusunda açık ve basit bir kılavuza sahip olacaklar. .

Uygulama Portföy Yönetiminin Temel Süreçleri

Uygulama portföy yönetimi tek seferlik bir süreç değildir. İşletmeler aktif olduğu sürece uygulama envanterlerinin periyodik olarak izlenmeye, yönetilmesine ve değerlendirilmesine devam edilmelidir. Aşağıdakiler temel APM süreçleridir:

1- Uygulamalarınızı Keşfedin

Bir APM süreci önce bir uygulama envanterinin oluşturulmasıyla başlar. Unutulmamalıdır ki bu tek seferlik bir işlem değildir. Çünkü uygulama envanteri her zaman güncel tutulmalıdır. Şirketler yeni bir uygulama edindiğinde veya bir uygulamayı elden çıkardığında, envanterde güncellemeleri gerekir.

Uygulama envanterinin doğru olması, sürecin diğer aşamalarında doğruluğunu belirleyen en önemli faktördür. Bu nedenle şirketler envanter oluştururken tüm şirket çalışanlarını bilgilendirmeli ve onlardan bu envanter oluşturma sürecine destek vermelerini istemelidir. Bu aşamada on-premise, cloud veya SaaS fark etmeksizin şirketlerin sahip olduğu tüm uygulamalar bu envantere eklenmelidir.

2-Uygulama Envanterinizi Detaylandırın

APM'in bir uygulama envanterinden çok daha fazlası olduğunu söyledik. Dolayısıyla bu aşamada firmaların uygulama envanterlerini detaylandırmaları gerekmektedir. Bu detaylandırma firmadan firmaya farklılık gösterse de genel olarak bir uygulama envanteri aşağıdaki sorulara cevap verebilmelidir.

• Uygulamanın türü nedir?
• Uygulamanın lisanslama türü nedir?
• Uygulama hangi departman için satın alındı?
• Uygulama için kaç lisans var?
• Uygulama ne zaman satın alındı?
• Uygulamanın satın alma maliyeti nedir?
• Başvuru için herhangi bir ek maliyet var mı?
• Uygulamanın çalışma kapasitesi nedir?
• Uygulamanın kritiklik düzeyi nedir?
• Uygulamanın BT değeri nedir?

3-Uygulamalarınızı BT Değerine ve Maliyetine Göre Değerlendirin

İşletmeler mevcut stoklarını değerlendirmeye başlamadan önce iş önceliklerini ve ihtiyaçlarını belirlemelidir. Uygulama portföy yönetimi, işletmelerin BT ortamlarını ve BT yatırımlarını şekillendirmelerine yardımcı olan veriler ve bilgiler sağlar.

Bir başvurunun değerlendirme sürecinde en çok benimsenen yöntemlerden biri Gartner'ın TIME modelidir. Özetle, TIME modeli her uygulama için nihai olarak aşağıdaki dört karardan birini vermeyi amaçlar:

• Tolerate: Uygulamanın iş kapasitesi ve IT değeri maliyetine göre yeterlidir. Uygulama şirket envanterinde kalabilir.
• Invest: Uygulamanın iş süreçlerine katkısı çok verimlidir. Uygulama, şirketin uygulama portföyünde kalmalıdır. Ayrıca teknoloji lideri bu uygulamaya yatırım yapmaya karar vererek uygulamanın IT değerini artırabilir.
• Migrate : Uygulamanın işlevleri şirket için çok önemlidir. Ancak şirket, teknoloji ve bakım desteği gibi nedenlerle uygulamanın tedarikçisinden memnun değil. Uygulama, eşdeğer bir uygulama ile değiştirilmelidir.
• Eliminate: Şirkette herhangi bir uygulamaya ihtiyaç yoktur veya aynı yeteneğe sahip farklı bir uygulama vardır. Şirket, uygulamayı elden çıkarmalıdır. Çünkü bu uygulama artık firma için gereksiz bir masraf olmaktadır.

Uygulama Portföyü Yönetiminin Faydaları

Uygulama Portföy Yönetimi temel olarak kararları basitleştirmeyi, görsel bir gösterge panosu oluşturmayı ve tüm uygulamaları tek bir yerde toplayarak bunlara kolay ve verimli bir şekilde erişmeyi amaçlar. Sistem bunu yaptığında, bu yönetimin sürecini temelde şu noktalarda ifade edebiliriz:

• Tüm uygulamaların tam bir envanterini oluşturur.
• Uygulamalarınızın yaşam döngüsünü belirler.
• Her uygulamanın iş değerini ve işlevini belirler.
• Tüm uygulamaların maliyetlerini belirler.
• Uygulamalarınızı bir ZAMAN çizelgesinde gösterir.
• Gereksiz uygulamaları ortadan kaldırır.
• Kaynaklarınızı uygulamalarınıza göre optimize eder.
• Sürdürülebilirliği analiz eder ve uygulamalarınızı raporlar.

Kurumlara Yönelik Uygulama Portföy Yönetimi Süreçleri

Uygulama portföy yönetimi, bir portföyden daha fazlasıdır ve tek seferlik bir işlem değildir. APM, şirketlerde benimsenmesi gereken bir kültürdür. APM, iş öncelikleri ve ihtiyaçları için en uygun ve uygun maliyetli uygulamaların bir envanterini oluşturmayı amaçlar. Etkin uygulama portföy yönetimi için en iyi uygulamaları sizinle paylaşacağız.

APM Hakkında Eğitin

Sorumluların, uygulama portföy yönetiminin değerini ve iş performansını nasıl iyileştireceğini anlamaları gerekir. Ayrıca personel, araçlar ve zaman dahil olmak üzere finansman ve kaynaklarla bu girişimi destekleyebilmelidirler.

APM Programının Kapsamını Tanımlayın

Bir kuruluşun ilk APM programı, acil bir ihtiyaç veya fırsatın olduğu bir alana odaklanabilir - belki de belirli bir iş birimindeki maliyetleri azaltmak veya bulut bilişim teknolojilerinin kullanımını optimize etmekle görevlendirilmiştir. Bu ilk kapsam başarıyla karşılandıktan sonra, APM programının kapsamı, bir kuruluşun tüm uygulamalarını kapsayana kadar zaman içinde genişletilebilir.

APM Programı İçin Başarı Ölçütlerini Tanımlayın

Uygulama rasyonalizasyon çabaları da dahil olmak üzere herhangi bir BT girişimine başlamadan önce, paydaşlar, projenin her bölümü için neyin başarılı sonuçlar olarak kabul edileceği konusunda anlaşmalıdır.