Was ist Hardware-Asset-Management?

Auch die physischen Bestandteile müssen neben der Software in der IT genau verwaltet und gepflegt werden. Um diese Bestandteile sorgfältig managen zu können, muss sich ein Unternehmen, insbesondere das IT-Team, mit dem Hardware-Asset-Management auseinandersetzten. Vom Einkauf bis zur Entsorgung sind Hardware-Assets manuell schwer zu verwalten. Beispielsweise können Bereitstellung, Konfiguration, Wartung und Backup-Hardware teuer sein. Außerdem erfordern sie auch viel Managementaufwand und werden in kürzester Zeit abgeschrieben. Um die IT-Infrastruktur effektiv und erfolgreich zu verwalten, benötigen Unternehmen spezialisierte Software, die den gesamten HAM-Prozess vereinfacht.

In diesem Blog werden zum Thema Hardware-Asset-Management (HAM) die wichtigsten Aspekte näher erklärt. Unter anderem, was genau das Hardware-Asset-Management ist, aus welchen Bestandteilen es besteht, was das Hardware-Asset-Lebenszyklusmanagement und die HAM-Vorteile sind.

Was ist das Hardware-Asset-Management?

Es ist der Prozess der Überwachung, Verwaltung und Bewertung von Vermögenswerten. HAM umfasst die Verwaltung von Computern, Druckern, Monitoren, Servern, Telefonen, Switches, Routern und anderen Geräten während ihres gesamten Lebenszyklus. Es zielt darauf ab, die Anlagenerträge in gewisser Weise zu verwalten, von der Beschaffung der Produkte bis zu ihrer Entsorgung. Mit dem Hardware-Asset-Management-Prozess liefert das Hardware-Asset Echtzeitdetails zu den Beständen, eine Vogelperspektive des Asset-Lebenszyklus und einen Überblick darüber, wie Assets in Organisationen genutzt werden.

Was ist das Hardware-Asset-Management-Lebenszyklus?

Hardware-Assets haben einen ebenso komplizierten Lebenszyklus wie Software-Assets, der auf unterschiedliche Weise verwaltet werden muss. Jede Anlage, egal in welcher Größe und zu welchem Preis, läuft immer durch fünf Hauptphasen.

1. Beschaffung: Hier geht es um den Kauf von Anlagen, die sowohl den Anforderungen des Unternehmens als auch dem Budget entsprechen. Dieser Schritt umfasst das Erstellen der Bestellung, das Starten des vorgegebenen Bestellungsworkflows, das Zuordnen der Budgets zu den Kostenstellen, das Einholen der Genehmigungen für die Bestellung und das Hinzufügen der erworbenen Anlagen zum IT-Bestand.
2. Implementierung: In diesem Schritt wird die Anlage beziehungsweise das Asset in Betrieb genommen. Es werden Vorprüfungen durchgeführt, um physische Defekte, technische Probleme und Konstruktionsprobleme zu bewerten und um festzustellen, ob die Anlage ordnungsgemäß und sicher installiert wurde. Diese Phase umfasst Aktivitäten zur Bereitstellung von Assets, zur Umstellung von Bestand auf Verfügbarkeit, zur Zuordnung von Software zu Hardware-Assets und zum sogenannten Paarweise-Mapping. Nach diesen Schritten wird die Anlage genutzt, um die Anforderungen zu erfüllen, für die sie erworben wurde.
3. Instandhaltung: Da eine Anlage abgenutzt werden kann und auch ständig in Gebrauch ist, ist der Schutz der Anlage ein äußerst wichtiges Thema. Die Wartung dient dem Schutz des Assets. Diese Phase umfasst die Planung von Scans, den Erhalt eines Prüfungsverlaufs und die vollständige Nachverfolgung der Eigentumsverhältnisse, die Softwarekompatibilität, die Berechnung des Wertverlusts der Anlage und die Ermittlung der Gesamtbetriebskosten für die Anlage.
4. Support: Wartungs- und Supportmaßnahmen tragen zur Verlängerung der produktiven Lebensdauer einer Anlage trotz ihres zunehmenden Alters bei. Diese Phase umfasst die vertragliche Wartung von Anlagen, die Benachrichtigung von Technikern und ITlern über das Ablaufdatum, die Zuordnung von Abhängigkeiten in der CMDB (Configuration Management Database), um die Auswirkungen zu ermitteln, sowie Softwarelizenzverträge und -verwaltung. Während der Unterstützungsphase werden Änderungen und Aktualisierungen vorgenommen, um das Asset auf dem neuesten Stand zu halten, was die Produktivität im Hinblick auf die IT-Gesamteffizienz erhöht.
5. Stilllegung und Beseitigung: Die Anlagen sollten am Ende ihrer Nutzungs- und Lebensdauer entsorgt werden. Bevor Assets entsorgt werden, müssen die Verbindungen überprüft und so bearbeitet werden, dass sie weder die Organisation noch die Umgebung beeinträchtigen, und kritische Informationen müssen entfernt werden. Anschließend werden sie Stück für Stück demontiert, und die weiterverwertbaren Teile werden aufbewahrt. Enthält der Vermögenswert Komponenten, die eine Gefährdung für die Umwelt darstellen, wird dieser als gefährlich eingestuft und sorgfältig entfernt.

Warum ist die Einbindung eines Hardware-Asset-Management wichtig?

Die manuelle Datenerfassung bedeutet, dass alle Asset-Informationen in Silos gespeichert werden, was indirekte Kosten erhöht, die Möglichkeit von Asset-Diebstahl und -verlust steigert und die Einhaltung von Unternehmensstandards und -vorschriften erschwert. Der Aufbau einer effektiven und erfolgreichen IT-Infrastruktur erfordert HAM-spezifische Software, die hilft, den gesamten Prozess zu optimieren. Eine exzellente Einbindung und Durchführung des Hardware-Asset-Managements trägt Unternehmen bei der Weiterentwicklung bei und bringt einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz.

Was sind die Vorteile des Hardware-Asset-Managements?

Das Hardware-Asset-Management bringt eine Vielzahl an Vorteilen für Unternehmen und Organisationen mit sich. In den nächsten Zeilen werden die wichtigsten 7 Vorteile genannt und näher beschrieben:

Kosteneinsparungen

HAM kann Unternehmen auf verschiedene Weise Kosten sparen, indem es unnötige Wartungskosten einspart und die Wahrscheinlichkeit eines unerwarteten Anlagenausfalls verringert. Zudem informiert es über die Lebensdauer der Anlagen. Unternehmen müssen ihre Assets entsorgen, wenn die Lebensdauer abgelaufen ist. Meist werden diese jedoch nicht entfernt, was zu hohen Kosten führt. Deshalb sollten die Assets beseitigt werden, wenn ihre Lebensdauer abgelaufen ist. Dadurch können sie eine Menge Wartungskosten sparen. Wenn Anlagen gewartet und optimiert werden, sinkt ihre Ausfallquote.

Vorbeugung von Asset-Diebstahl

Die Kennzeichnung von Assets, die Zuweisung und der Entzug von Eigentumsrechten, die Standortverfolgung und die routinemäßige Wartung sind Kernbestandteile des Hardware-Asset-Managements. Das Hardware-Asset-Management ermöglicht die genaue Verfolgung und Dokumentation von Informationen wie Hardware-Garantiedetails, Lizenzverlängerung und -befolgung sowie den Wartungsstatus, um Risiken zu verringern und Diebstahl zu verhindern.

Sicherheit und Compliance steigern

Mit dem Hardware-Asset-Management erhalten Unternehmen einen umfassenden und präzisen Überblick über die Hardware-Assets, mit dessen Hilfe sie erkennen können, welche Assets gewartet werden müssen oder kurz vor der Stilllegung stehen, damit sie repariert oder entsorgt werden können. Die Kontrolle des Assetbestands hilft dabei, Assets aufzuspüren, die den Unternehmensvorschriften entsprechen. Dadurch werden nicht nur Sicherheitslücken frühzeitig erkannt, sondern auch die Prüfung der Einhaltung von Richtlinien erleichtert.

Asset-Lebenszyklus-Management

Wenn für jedes wichtige Hardware-Asset eine regelmäßige Wartung geplant wird, kann man das meiste aus ihm herausholen. Vor allem verlängert die Wartungstätigkeit die Lebensdauer der Anlagen. Mit der Anwendung können Sie alle wichtigen Informationen über jede Anlage verfolgen. Diese Informationen unterstützen den Entscheidungsprozess über die Lebensdauer der Asset und ob ein Asset modernisiert oder ersetzt werden muss. Auf diese Weise lassen sich die Effizienz des gesamten Geschäftsbetriebs steigern und Risiken können verhindert werden.

Berichterstattung

Anhand von Berichten und Statistiken kann das Management Wartungsprobleme feststellen, wie z. B. die Frage, welche Anlage mehr Wartung benötigt als erwartet. Asset-Management-Berichte können tiefgehende Einblicke in die Anlagen liefern, die bei wichtigen Geschäftsentscheidungen oder bei der Entwicklung entsprechender Strategien helfen können. Insbesondere bei der Ermittlung von Mängeln und der Lösung dieser Probleme können Berichte sehr effektiv sein. Solche Berichte können den Unternehmen langfristig von Nutzen sein.

Optimierung der Anschaffung und Nutzung von Anlagen

HAM ermöglicht die optimale Nutzung des Unternehmensbestands. Mit dem Hardware-Asset-Management können nicht ausgelastete Anlagen besser und häufiger genutzt werden. Vollständige Einblicke in den Bestand und das Verfolgen der verfügbaren Bestände ermöglichen es, auf vorhandene Bestände zurückzugreifen, anstatt kostspielige Neuanschaffungen zu tätigen.

Investitionsrendite (ROI)

Beim Hardware-Asset-Management ist es ähnlich wie beim Software-Asset-Management. Am Anfang werden die Auswirkungen nicht direkt sichtbar sein. Auf lange Sicht werden sich diese Investitionsmittel jedoch für Ihr Unternehmen rentieren. Mit den richtigen Zyklen, den richtigen Software, Geräten und Informationen wird der ROI von HAM langfristig in einer konsequenten Verringerung der für Geräte ausgegebenen Barmittel und einer Verringerung des IT-Ausgabenplans bestehen. Dieses Budget könnte an anderer Stelle innerhalb der IT oder in einer anderen Abteilung ausgegeben werden, um den Gesamterfolg des Unternehmens zu steigern.

Es ist zu beachten, dass das Hardware-Assets-Management „keine Sache für Später“ ist. Aufgrund der Auswirkungen auf die Produktivität der Mitarbeiter, die finanzielle Stabilität und die allgemeine Sicherheit ist die Verwaltung von Hardware-Assets eine wichtige Aufgabe und Bestandteil für jedes Unternehmen und deshalb empfiehlt sich für Unternehmen ein entsprechendes Expertenteam, welches das gesamte Asset-Management (SAM und HAM) pflegt und verwaltet.