Was ist die IT-Kostenoptimierung?

Was ist die IT-Kostenoptimierung?

Kurzgefasst, es ist ein Bestandteil des IT-Kostenmanagements. Es geht für Unternehmen bei der IT-Kostenoptimierung um die Senkung der IT-Kosten bei einer gleichzeitigen Steigerung der IT-Effizienz auf der Basis von Geschäftsprozessen. Bei der Verwaltung der IT-Kosten handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess und nicht um einen einmaligen Arbeitsschritt. Beim Prozess der IT-Kostenoptimierung werden die IT-Assets entsprechend dem von ihnen geschaffenen IT-Wert bewertet. Anschließend wird entschieden, ob die IT-Assets mit einer unzureichenden Effizienz entsorgt oder ersetzt werden sollen.

Welche Bedeutung hat die IT-Kostenoptimierung für Unternehmen?

Der Wettbewerbsdruck steigt tagtäglich an und immer mehr Unternehmen investieren in den Ausbau ihrer IT-Infrastruktur. Damit sie den Anschluss nicht verlieren, investieren sie in die Verbesserung ihrer IT-Infrastruktur. Dabei verfügen sie jedoch nicht über ein unbegrenztes Budget. Aus diesem Grund müssen sie die Budgets so kosteneffizient wie möglich einsetzen. An dieser Stelle ergibt sich der Bedarf an einer Optimierung der IT-Kosten.

Nach einer IT-Ausgabe wollen Unternehmen plangemäß ihre Effizienz steigern. Daher stellt sich die Frage, inwiefern das Unternehmen von jeder einzelnen Anschaffung profitiert. Die Frage ist leicht zu beantworten: Selbstverständlich trifft dies leider nicht immer zu. Häufig treffen Unternehmen Fehlentscheidungen beim Kauf, weil sie nicht die richtigen und genauen Analysen durchführen. Wird der IT-Wert der gekauften IT-Assets nicht ermittelt, so werden die Unternehmen weiterhin regelmäßig meist hohe Lizenzgebühren entrichten, da sie sich des tatsächlichen Wertes nicht bewusst sind. Doch Unternehmen, die den Prozess des IT-Kostenmanagements anwenden, bewerten regelmäßig ihren IT-Bestand. Auf diese Weise können sie nicht mehr benötigte Anwendungen ermitteln und gegeben falls abschaffen. Alternativ können sie besonders kostenintensive Anlagen durch kostengünstigere Varianten mit der gleichen Funktionalität ersetzen.

4 Best Practices für die IT-Kostenoptimierung

Es gibt eine Reihe von bewährten Praktiken, wie zum Beispiel die Konsolidierung und Standardisierung der Infrastruktur, die Verbesserung des Datenmanagements und die Automatisierung und Digitalisierung von Dienstleistungen und Support. Im Folgenden lassen sich die wichtigsten Grundpraktiken auflisten und erläutern.

• Konsolidierung und Balance der IT-Kosten:
• Zusammenarbeit mit Anbietern bei der Festlegung von Preisen und Konditionen:
• Evaluierung der vorhandenen IT-Ressourcen:
• Mehr Transparenz für die gesamte IT:

Konsolidierung und Balance der IT-Kosten

Werden die vorhandenen Ressourcen wirklich optimal genutzt? Sollten nicht mehr als 80 % der vorhandenen Serverkapazität genutzt werden, besteht die Möglichkeit, eine Reduzierung der Serverkapazität vorzunehmen. Außerdem sind Verhandlungen mit Lieferanten, mit denen dieselbe Dienstleistung oder dasselbe Produkt in derselben Qualität zu einem günstigeren Preis erhältlich ist, möglich.

Zusammenarbeit mit Anbietern bei der Festlegung von Preisen und Konditionen

Schon lange sind IT-Abteilungen bestrebt, den bestmöglichen Preis für die erwünschten Anschaffungen zu erzielen, doch auch die Konditionen können zur Kostenoptimierung beitragen. Diese umfassen unter anderem Zahlungskonditionen und Langzeitverträge zur Gewinnrealisierung, aber auch Kompensationsgeschäfte und weniger handfeste Vorteile. Durch sinnvolle Maßnahmen wie Schulungen oder Zusammenarbeiten im Marketing können die für einen Kauf investierten Mittel für das Unternehmen mehr wert sein als zuvor. Bei Verträgen mit beispielsweise enormen Ausstiegskosten oder sehr langen Laufzeiten, sollte darauf geachtet werden, dass der Lieferant und das Unternehmen nicht gebunden werden. Solche Vertragspositionen können die Möglichkeiten eines Unternehmens einschränken, sich auf neue Technologien und Innovationen einzulassen und diese zu erproben. Durch den Aufbau von Beziehungen zu Anbietern, von denen beide Seiten profitieren, können die Leistungsfähigkeit und Genauigkeit erhöht und das Risiko neuer Implementierungen minimiert werden.

Evaluierung der vorhandenen IT-Ressourcen

Zu den wichtigsten IT-Ausgaben gehören unter anderem Kosten für Anwendungen, Hardware, Integrationen, Mitarbeiter und externe Dienstleistungen. Es muss regelmäßig geprüft werden, inwieweit diese dem Unternehmen von Nutzen sind. Die im Rahmen des IT-Asset-Managements gewonnenen Informationen sowie der IT-Wert und die Kosten dieser Ressourcen können parallel bewertet werden. Nach der Bewertung sollten Unternehmen die Ressourcen mit niedrigem IT-Wert entsorgen oder ersetzen. Ein solcher Bewertungsprozess ist nicht ganz einfach zu realisieren, denn er erfordert gründliche Analysen und Untersuchungen. Wenn die Kosten auf der Serverseite beispielsweise zu hoch sind, sollten Alternativen in Betracht gezogen werden. Möglicherweise ist es kostengünstiger, auf eine IT-Landschaft mit Hybridsystemen umzusteigen. Allerdings ist dies unter Umständen nicht möglich, falls die betrieblichen Prozesse des Unternehmens nicht mit der dualen IT kompatibel sind. Deshalb ist es unerlässlich, professionelle Fachleute einzusetzen.

Mehr Transparenz für die gesamte IT

Es ist notwendig, mehr über die derzeitige IT-Landschaft zu erfahren, da jedes Asset im Unternehmen einen Kostenfaktor darstellt. Steht der durch diese Anlagen geschaffene IT-Wert wirklich in einem angemessenen Verhältnis zu den damit verbundenen Kosten? Dazu brauchen das Unternehmen eine transparentere und sichtbarere IT. Zu diesem Zweck erklärt sich ein IT-Asset-Management als sinnvoll. Unter IT-Asset-Management wird der Prozess der Erstellung und Verwaltung eines Inventars aller IT-Bestände in einer Organisation verstanden. Wenn ein Unternehmen eine wirksame IT-Asset-Management-Strategie umsetzt, kann es durch dieses Bestandsverzeichnis auf alle Informationen über die Anlagen Zugriff nehmen.

Und was für Vorteile bringt die IT-Kostenoptimierung mit sich?

Unter anderem:

• Leistungssteigerung der IT durch Entlastung der Ressourcen
• Effizientere Nutzung des IT-Budgets
• Support vom Angebot zur IT-Optimierung bis zur Realisierung für eine dauerhafte IT-Kostensenkung
• Support bei der Implementierung von neuen technischen Lösungen.
• Übersicht über die tatsächlichen IT-Kosten
• Support im Rahmen von Preisverhandlungen mit bestehenden und potenziellen IT-Service Providern

Wir von Loggle beraten Sie gerne ausführlich zum Thema IT-Kostenmanagement-Software und den damit verbundenen IT-Kostenoptimierungsprozessen, denn vergessen Sie nicht: Wenn Sie Ihren Mitbewerbern überlegen sein wollen, müssen Sie ihnen immer einen Schritt voraus sein und dabei unterstützen wir Sie gerne!