Was ist IT-Asset Management (ITAM)?

Mit der Technologie hat das Leben im digitalen Zeitalter uns vieles vereinfacht. Im heutigen digitalen Zeitalter greifen Unternehmen bei der Durchführung des Großteils ihrer Geschäftsvorgänge vollständig auf ihre technologische Infrastruktur zu. Ihre IT-Ressourcen bilden das Gerüst Ihrer Leistungserbringung.

Ein ungenügendes Asset Management kann zu Compliance-Problemen, verringerter Sichtbarkeit der Assets, irrtümlichen Bestandsaufzeichnungen, Ressourcenverschwendungen, unnötigen Serviceverzögerungen und hohen Kosten führen. Um solche Risiken zu vermeiden, muss sich das Unternehmen über Zweck, Standort, Konfiguration seiner Vermögenswerte und die Rolle, die es in verschiedenen Geschäftsprozessen spielt, im Klaren sein. Dies ist nur möglich durch die Implementierung eines entsprechenden IT-Asset-Management-Systems, welches im Unternehmen übernommen werden kann.

Doch was genau ist ein IT-Asset Management und welche Besonderheiten und Vorteile bringt es für ein Unternehmen mit sich?

Was ist das IT-Asset Management?

Das IT-Asset Management (abk. ITAM) wird auch als IT-Asset Lifecycle Management bezeichnet. Im deutschsprachigen Raum ist es auch als IT-Bestandsmanagement im Gebrauch.

Wie auch aus dem Namen IT-Asset Lifecycle Management entnehmbar ist, unterstützt es Unternehmen im proaktiven und strategischen Management von Software- und Hardware-Assets während ihres gesamten Lebenszyklus. Außerdem befasst es sich mit der Integrierung und Automatisierung von Prozessen für die Verwaltung von gestützten IT-Asset Beständen – von der Anschaffung bis hin zur Außerbetriebnahme. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das IT-Asset Management eine Reihe von Geschäftsaktivitäten, die Bestands-, Finanz- und Vertragsfunktionen kombiniert, um die Ausgaben zu optimieren, sowie das Lebenszyklusmanagement und die strategische Entscheidungsfindung innerhalb der IT des Unternehmens zu unterstützt.

Wieso ist das IT-Asset Management wichtig und was ist das Ziel von IT –Asset Management?

Das Hauptziel von ITAM besteht darin, Unternehmen zu ermöglichen, den besten Return on Investment (ROI) aus der Nutzung von IT-Assets zu erzielen. Systematisches IT-Asset-Management hilft, die Gesamtbetriebskosten (TCO) zu senken – von der Aushandlung günstiger Vertragsbedingungen über die Unterstützung proaktiver Wartung und die Vermeidung von Ausfallzeiten bis hin zur Wertschöpfung aus Anlagen, die außer Betrieb sind. Zusätzlich zu den Nettogewinnen ermöglicht das IT – Bestandsmanagement Unternehmen schneller auf die neueste Technologie aufzurüsten und einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen.

Doch was bedeutet das IT-Asset-Management für Unternehmen? Dieser spielt eine Schlüsselrolle, um ITlern dabei zu helfen, Geschäftsressourcen effektiv und gezielt zu nutzen, um die Anforderungen der Benutzer und Unternehmensfunktionen zu erfüllen. Durch die Vermeidung unnötiger Anlagenkäufe und die optimale Nutzung vorhandener Ressourcen können IT-Asset-Manager Lizenz- und Supportkosten senken, Verschwendungen vermeiden und die Effizienz steigern. Diese Aktivitäten ermöglichen eine Steigerung des Geschäftswertes und des Gewinns eines Unternehmens.

Was sind die Phasen des IT-Asset-Managements Prozesses?

Der ITAM-Prozess umfasst fünf Stufen. Dieser startet in dem Moment, wenn ein neues IT-Asset benötigt wird. Das IT-Asset-Management beschreibt den Prozesszyklus der kosteneffizienten Entwicklung, der Implementierung, der Wartung, der Aktualisierung und der Außerbetriebnahme von Assets. Die Nutzungsdauer von Vermögenswerten ist jedoch begrenzt. Um die Wertschöpfung zu steigern, wird der Asset-Lebenszyklus während des Asset-Management-Prozesses verwendet, um Aktivitäten zu strukturieren und die Entscheidungsfindung zu unterstützen. Innerhalb einer Organisation kann jede individuelle Art von Asset – Management – Funktion ihre eigenen Lebenszyklusphasen und Informationsdefinitionen haben.

Im Folgenden sind die fünf Stufen von ITAMund die Anforderungen für jede Stufe aufgeführt:

• Anforderung: Diese Phase beginnt mit einem Antrag auf den Kauf neuer IT-Geräte, nachdem von der strategischen Entwicklung festgelegt wird, welche Assets in der Organisation benötigt werden und wie sie gekauft, verwendet und finanziert werden. Anschließend wird sie in eine Bestellung umgewandelt und durchläuft einen Genehmigungsprozess. Dabei kommen verschiedene Analysemethoden zum Einsatz, wie beispielsweise die Kosten-Nutzen-Analyse von Alternativen.
• Erwerb: Diese Phase beinhaltet die Anschaffung von IT-Assets.
• Inbetriebnahme: Die Implementierung ist die Einführung von Assets in das IT-System. Dies beinhaltet die Installation, die Integration mit anderen Komponenten, die Einrichtung von Support- und Betriebsprozessen und die Bereitstellung des Benutzerzugangs.
• Wartung: Hier geht es um das verwendete Asset. Beim Betrieb und der Nutzung von Assets können Wartungen, Reparaturen, Upgrades und Korrekturen erforderlich sein, um den Benutzernutzen zu maximieren, die Lebensdauer der Assets zu verlängern, Risiken zu minimieren und Supportkosten zu senken.
• Außerbetriebnahme /Ruhestand: Diese Phase stellt das Ende des Asset-Lebenszyklus dar. Alle IT-Assets müssen am Ende ihres Lebenszyklus außer Betrieb genommen oder anderweitig entsorgt werden. Die Außerbetriebnahme umfasst normalerweise die Übertragung von Benutzern auf andere Ressourcen, die Aufarbeitung von Asset-Datensätzen, die Kündigung von Supportverträgen, die Beendigung von Lizenzaktualisierungen und die Initiierung von Plänen zum Austausch von Assets.

Was sind die Vorteile des IT-Asset-Managements?

Das ITAM bringt Unmengen an Vorteilen mit sich. Vor allem trägt es dazu bei, das Verständnis des Unternehmens für den Geschäftswert der IT, die Kommunikation und das Verständnis zwischen der IT und anderen Abteilungen zu verbessern.

Weitere Vorteile und Vorzüge sind nachfolgend aufgeführt:

• Kosteneinsparung
• Produktivitätssteigerung durch technischen Support
• Reduzieren Sie Kundenbeschwerden
• Kundenwert/-nutzen steigern
• Effizienzsteigerung durch besseres Verständnis der Kapazitätsauslastung
• Sicherstellung der Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und Richtlinien
• Gemeinkosten für die Verwaltung der IT-Umgebung eindämmen.
• Sicherung und Vorbeugung von Diebstahl
• Gerätewartung
• Risikominimierung

Durch den kontinuierlichen Optimierungsprozess im IT-Asset Management werden immer mehr Methoden und Strategien in den Managementprozess übernommen, um smarte Unternehmen bei der Steigerung ihres Geschäftswertes zu unterstützen und sie noch „smarter“ zu machen.