Was ist Lizenzmanagement?

Heutzutage verwenden Unternehmen je nach ihren Geschäftsanforderungen eine große Vielfalt an Software. Nahezu jede Software hat eine Lizenz für eine kostspielige Unternehmenslösung oder ein komplexes System für die Datenverarbeitung. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die Lizenzen für diese Softwareanwendungen richtig zu verwalten. Der wichtigste Schritt im Lizenzmanagement besteht darin, die Vertragsbestimmungen bezüglich der Art der Lizenzen für die vorhandene Software eines Unternehmens zu verstehen.

Was ist Lizenzmanagement?

Bei einer Softwarelizenz kann es sich um ein juristisches Dokument handeln, das von Softwareherstellern oder -vertreibern erstellt wird und Vorschriften und Richtlinien für die Nutzung und den Vertrieb von Software enthält. Außerdem ist das Lizenzmanagement ein Bestandteil des Software-Asset-Management und dient der Überwachung, Dokumentation und Prüfung von Softwarelizenzen, um festzustellen, wie und wo die Software im Unternehmen eingesetzt wird.

Warum ist Lizenzmanagement wichtig?

Unternehmen nehmen beim Kauf von Software die von den Softwareherstellern bereitgestellten Lizenzvereinbarungen an und verpflichten sich, diese bei der Nutzung der Software einzuhalten. Softwarehersteller prüfen regelmäßig die Umgebungen ihrer Benutzer, um Piraterie, Urheberrechtsverletzungen und illegale Nutzung zu erfassen, zu überwachen und zu verhindern. Wenn ein Unternehmen bei einem dieser Audits durchfällt, drohen ihm Rufschädigung, hohe Geldstrafen und juristische Konsequenzen. Deshalb müssen Unternehmen die Einhaltung der Vorschriften stets sicherstellen, um die Folgen eines fehlgeschlagenen Compliance-Audits zu vermeiden. Die Implementierung eines Lizenzmanagements erleichtert Unternehmen die erfolgreiche Durchführung ihres Compliance-Audits. Der Einsatz einer Lizenzmanagement-Software unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung des Lizenzmanagement-Prozesses und entlastet sie von ihrer Pflicht.

Was ist eine Lizenzmanagement-Software?

Lizenzmanagement-Software (Lizenzverwaltungssoftware) ist eine Business-Lösung, die entwickelt wurde, um die Lizenzen von Softwareprodukten, die ein Unternehmen besitzt, von einer zentralen Plattform aus zu kontrollieren. Mit der Lizenzmanagement-Software erhalten Unternehmen Informationen über das Ablaufdatum, die Über- oder Unterbeanspruchung einer Softwarelizenz. Außerdem hilft die Software Unternehmen bei der Einhaltung von Endbenutzer-Lizenzvereinbarungen (EULA). Die Lizenzmanagement-Software regelt zudem die Vertragsdetails und -merkmale, die für Softwarelizenzen, die Nutzung der Software und die Vergütung des Softwareherstellers gelten. Eine effektive Lizenzverwaltungssoftware dient der Überwachung von Käufen, Lizenzverlängerungen und verbrauchten Lizenzen und hilft Unternehmen, Verstöße gegen Softwarelizenzen und die damit verbundenen Strafen zu vermeiden.

Was sind die Vorteile des Lizenzmanagements?

Die Anwendung einer Lizenzmanagement-Software ist ein wichtiger Bestandteil des IT-Asset-Managements von Unternehmen. Darüber hinaus ist die Lizenzverwaltungssoftware von grundlegender Bedeutung für die Cybersicherheit, die allgemeine IT-Verwaltung und für die Steigerung des Geschäftswerts von IT-Ressourcen. Der Einsatz einer Lizenzmanagement-Software ist ein wichtiges Instrument, das Unternehmen viele Vorteile bietet. Die wichtigsten Vorteile werden in den nächsten Zeilen genannt und Ihnen nähergebracht:

1- Mehr Agilität

Wenn mehrere Softwares innerhalb des Unternehmens kombiniert und ältere Softwareversionen in Betrieb gehalten werden sollen, wird es für die begrenzten IT-Ressourcen schwierig. Mithilfe der Lizenzverwaltungssoftware kann das Unternehmen vorhandene Versionen identifizieren und bei Bedarf außer Betrieb nehmen und die IT-Ressourcen auf aktuelle Versionen konzentrieren.

2- Verbesserte Cybersicherheit

Betrügerische oder nicht lizenzierte und veraltete Softwareversionen mit veralteten Sicherheitsvorkehrungen sind der Nährboden für Ransomware und andere Malware. Der Einsatz einer Lizenzverwaltungssoftware ermöglicht es Unternehmen, nicht autorisierte und schlecht geschützte Software in ihren Softwarebeständen zu identifizieren und erhöht die Cybersicherheit durch die Verringerung von Risiken.

3- Zuverlässiger Compliance- und Audit-Schutz

Die Lizenzmanagement-Software ermöglicht dem Unternehmen, die vorhandenen Softwarelizenzen über eine einzelne Plattform einzusehen. Auf diese Weise können sich Unternehmen vor den Herausforderungen der Lizenzeinhaltung schützen und die damit verbundenen Kosten einsparen.

4- Kostenmanagement

Der Großteil der Software neigt dazu, zusätzliche Lizenzen zu erwerben, die in der Regel dazu gedacht sind, die Einsatzfähigkeit zu gewährleisten, jedoch oft ungenutzt bleiben. Die Lizenzmanagement-Software hilft bei der Vermeidung von Kosten und Schwierigkeiten während der schnellen Beschaffung und Verteilung der erforderlichen Lizenz zur Behebung eines Mangels. Somit erspart sie dem Unternehmen unnötige Kosten, indem sie hilft, die tatsächlich benötigten Lizenz zu erhalten.

Weitere Vorzüge und Leistungen des Lizenzmanagements:

Die Kontrolle über Softwarelizenzen innerhalb eines Unternehmens ermöglicht die Kontrolle, Dokumentation und Minimierung der gesamten IT-Kosten. Das Lizenzmanagement ist der Prozess der Verfolgung aller Lizenzkäufe und der Sicherstellung, inwieweit jede Software genutzt wird. Darüber hinaus spielt es eine wichtige Rolle bei der Überwachung der Einhaltung von Endbenutzer-Lizenzvereinbarungen (EULA). Die Steuerung und Überwachung von Softwarelizenzen für Unternehmen bieten daher viele nützliche Vorzüge für das Unternehmen. Dazu gehören das Software-Asset-Management, EULA-Management, die ordnungsgemäße Nutzung von Software und das Risikomanagement. Diese erläutern wir Ihnen im folgenden Abschnitt genauer.

Software-Asset-Management

Das Lizenzmanagement bietet Informationen über den Nutzen jeder gekauften Lizenz für das Unternehmen und zeigt, wie effektiv sie genutzt wird und ob sie entsorgt werden sollte. Solche Angaben sollten beim Kauf einer neuen Lizenz oder bei der Erneuerung einer bestehenden Lizenz berücksichtigt werden. Anhand dieser Daten kann ein sogenannter Lizenz-Pool erstellt werden. Dadurch können IT-Teams effizienter auf Lizenzanfragen von Mitarbeitern reagieren, indem sie vorhandene Lizenzen in einem Pool zusammenfassen. So können bestehende Projekte schneller abgeschlossen werden.

Risikomanagement

Mithilfe des Lizenzmanagements erhalten Unternehmen einen eindeutigen und einheitlichen Überblick über Lizenzen und deren Verteilung auf verschiedene Lösungen und Anbieter. Somit können Unternehmen die Daten interpretieren, die sie für das Risikomanagement und die Einhaltung der Vorschriften bei der Nutzung von Software im gesamten Unternehmen benötigen.

EULA-Verwaltung

Eine mangelhafte Softwarelizenzverwaltung verursacht großen Schaden. Daher ist es vor dem Kauf oder der Erneuerung einer neuen Softwarelizenz notwendig, die grundlegenden Bedingungen zu kennen, die in der Endbenutzer-Lizenzvereinbarung (EULA) festgelegt sind. Dies unterstützt Unternehmen dabei, Risiken zu minimieren und die korrekte Nutzung von Software im Unternehmen sicherzustellen.

Ordnungsgemäße Nutzung von Software

Solange Unternehmen nicht wissen, wie effektiv die Softwarelizenzen nach dem Kauf genutzt werden, zahlen sie weiterhin für inaktive Software. Anhand der Informationen, die das Lizenzmanagement den Unternehmen über die Nichteinhaltung der Richtlinien liefert, können Kosten eingespart werden, indem nur für die erforderlichen Lizenzen gezahlt wird.

Die Einpflegung eines Lizenzmanagement-Systems bringt Unmengen an Vorteilen und Vorzügen für ein Unternehmen in jeder Hinsicht mit sich. Mit Loggle, einer IT-Management-Software, können Unternehmen ihre Lizenzen und alle weiteren IT-Asset-Management-Prozesse von einem einzigen Screen aus verwalten. Durch Loggle können Unternehmen ihre verfügbare Software auf einem einzigen Bildschirm überwachen und Prognosen über zukünftige Softwarekäufe erstellen.

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