3 Gründe, um das SaaS-Ausgabenmanagement zu priorisieren

Software-as-a-Service (SaaS) wurde in den frühen 2000er Jahren entwickelt und eingeführt, um eine kostengünstige Alternative zu herkömmlichen IT-Installationen zu bieten, bei denen die IT-Landschaft von IT-Abteilungen oder externen IT-Fachleuten gekauft, installiert und gewartet werden muss.

Es lassen sich drei wichtige Säulen der SaaS-Nutzung aufzeigen, die auch Unternehmen in der Entscheidungsphase für den Einsatz von Software-as-a-Service helfen sollen.

Doch bevor wir loslegen und die drei Hauptsäulen näher betrachten, müssen wir zunächst die Frage aus dem Weg räumen:

Was ist Software-as-a-Service?

Software-as-a-Service (SaaS) ist ein Teil des Cloud Computing. Es basiert auf dem Konzept, dass die Software und die IT-Infrastruktur von einem externen IT-Dienstleister betrieben und vom Kunden als Service genutzt werden. Das SaaS-Modell ist ein Service, der vom Kunden genutzt werden kann. Für die Nutzung der Online-Dienste benötigen Sie einen internetfähigen Rechner sowie eine Internetverbindung zum externen IT-Dienstleister. Der Zugriff auf die Software wird in der Regel über einen Webbrowser realisiert. Für die Nutzung und den Betrieb des Dienstes zahlt der Nutzer eine nutzungsabhängige Gebühr. Das SaaS-Modell erspart dem Dienstnutzer einen Teil der Anschaffungs- und Betriebskosten. Für die komplette IT-Administration und zusätzliche Leistungen wie laufende Wartung und Updates ist jedoch der Dienstleister verantwortlich. In diesem Sinne wird die IT-Infrastruktur inklusive aller administrativen Aufgaben ausgelagert und der Servicenutzer kann sich auf sein Geschäft konzentrieren.

Doch zurück zum eigentlichen Thema: Warum ist es ratsam, Software-as-a-Service Ausgabenmanagement (Spend Management) zu priorisieren?

In den folgenden Zeilen werden wir Ihnen die wichtigsten Gründe nennen und ausführlich erläutern. Diese Vorteile werden Sie hoffentlich aufklären und Ihre offenen Fragen zu SaaS beantworten. Man kann diese Gründe auch als die 3 Säulen von SaaS nennen:

Implementierung und Kontrolle

Unternehmen können ihre eigene IT-Architektur, Entwicklungszeit und die Koordination mit anderen IT-Systemen einsparen. Der SaaS-Anbieter sorgt in der Regel dafür, dass alles reibungslos läuft. Das Ergebnis ist ein dauerhaft nutzbares System. Die einzige Voraussetzung für die Nutzung und den Zugriff auf das SaaS-System ist eine stabile Internetverbindung und ein funktionierender Computer. Mit Hilfe des SaaS können Sie Ihre Tätigkeiten rund um die Uhr auch bei externem Zugriff auf das System durchführen. Dabei sollten die Unternehmen darauf achten, dass die Verbindungen stets sicher, d. h. verschlüsselt sind. Aus diesem Grund sollte der Grad der Verschlüsselung sorgfältig mit anderen Anbietern verglichen werden.

Hinsichtlich der Verwaltung muss der Anbieter sicherstellen, dass die Kommunikation intern und extern über dieselbe Plattform möglich ist. Außerdem sollten automatische und regelmäßige Datensicherungen eingerichtet werden. Das Unternehmen sollte in der Lage sein, Anpassungen und Erweiterungen selbst vorzunehmen. Im Hinblick auf die Benutzerfreundlichkeit ist es wichtig, dass auch ältere Mitarbeiter in das System integriert werden können.

Flexibilität und Barrierefreiheit

Grundsätzlich ist die Flexibilität bei einer On-Demand-Lösung viel größer als bei einer selbst verwalteten, weiterentwickelten und gepflegten On-Premise-Lösung. Der Begriff Flexibilität soll nicht nur die flexible Nutzung und anpassbare Abonnementmodelle beschreiben, sondern auch die Möglichkeit, Daten zu verwalten und zu exportieren. Datenpräsentation und -export sowie die Benutzerfreundlichkeit müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Die Mitarbeiter müssen die Software auch über einen längeren Zeitraum hinweg nutzen können.

Der Einsatz von SaaS ist nur dann flexibel und sinnvoll, wenn das Unternehmen die Software unabhängig vom Auftrag flexibel nutzen kann. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter nicht zusätzlich eingeschränkt werden. Außerdem eignet sich SaaS besonders gut für Unternehmen, die sich im Wachstum befinden. Die einzelnen Anwendungen und Funktionen sind unabhängig voneinander nutzbar und können bei Bedarf hinzugefügt oder entfernt werden. Die Anpassung an neue Anforderungen ist kostengünstig und keine Zeitverschwendung. Erwähnenswert ist, dass Software-Updates vom Anbieter ohne zusätzliche Kosten übernommen werden können.

Kostenersparnis

Ein wesentlicher Vorteil der Nutzung von SaaS ist der Kostenvorteil. Vor der Umstellung von firmeneigenen Softwarelizenzen auf SaaS wollen die Unternehmen eine transparente Darstellung der zu erwartenden Kosten. Die Anbieter bieten in der Regel genügend Transparenz, um alle Kosten von Anfang an aufzulisten und zu erläutern. So ist es beispielsweise üblich, dass interne IT-Abteilungen mehr als die Hälfte des bestehenden Wartungsbudgets für die eigene IT-Landschaft ausgeben. Auch andere Wartungs- und Reparaturkosten können schwer vorhersehbar sein. Das SaaS-Konzept ist besonders für Unternehmen in der Wachstumsphase zu empfehlen. In der Startphase eines Unternehmens werden enorme Investitionen getätigt, die zu Beginn vermieden werden können.

Ein Einzelnachweis kann jedem Nutzer der Software einen Überblick über die verschiedenen variablen und fixen Kosten geben, die im Unternehmen anfallen. Besonderes Interesse gilt dabei den variablen Kosten, da sie einerseits die Mehrkosten darstellen können, andererseits aber auch für eine zeitnahe und notwendige Flexibilität stehen. Durch die Vermeidung des eigenen unternehmerischen Kapitalrisikos und die Flexibilität ermöglicht SaaS eine stärkere Fokussierung auf die eigenen Schwerpunkte und damit eine bedarfsgerechte Anpassung der unternehmenseigenen IT-Kompetenzen und Ressourcen. Damit einher geht eine bedarfsgerechte Anpassung der eigenen IT-Kompetenzen und -Ressourcen und damit mehr Zeit für die eigenen Kunden. Wichtig ist zu verstehen, dass die eingesetzte Software effizient und effektiv sein muss.

SaaS bringt viele weitere Vorteile mit sich, die für jedes Unternehmen in jeder Branche anpassbar sind. Unternehmen auf der ganzen Welt steigen auf das SaaS-System um, bei dem sie problemlos Dienstleistungen mieten und ihre Arbeitsbelastung in anderen Bereichen erweitern und optimieren können. Ein weiterer erwähnenswerter Vorteil ist, dass keine Hardware gekauft, installiert und gewartet werden muss. Außerdem fallen keine teuren, wiederkehrenden Lizenzkosten an. Das SaaS bietet, wie bereits erwähnt, eine einfache Kompatibilität.

Wenn Sie auf der Suche nach einem auf Ihr Unternehmen abgestimmten SaaS-System sind, haben wir die richtige Lösung für Ihre IT-Landschaft. Durch den Einsatz unserer Loggle IT-Asset-Management-Software können Sie Ihre SaaS-Ausgaben besser verwalten. Eine IT-Asset-Management-Software ist die Grundlage für mehr Effizienz.

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