IT-Inventar verwalten, bevor es zu einem Problem wird

Immer mehr Unternehmen kommen zu dem Schluss, dass die IT ein strategischer Teil des Unternehmens ist und zunehmend entscheidend für ihren Erfolg. Die Liste der veröffentlichten Studien, die diese Tatsache belegen, ist atemberaubend und wird immer länger. Gleichzeitig setzen Unternehmen immer mehr auf Cloud Computing und andere Technologietrends, die das Wachstum der IT-Ausgaben vorantreiben. Dies ist für viele Unternehmen ein Grund zur Sorge: Höhere Investitionen und höhere Kosten sind gleichbedeutend mit geringeren Gewinnen, es sei denn, die IT-Abteilung verfügt über einen Plan zur Bewältigung dieser Herausforderungen.

Das weltweit renommierte Forschungsunternehmen Gartner, Inc. erwartet, dass die weltweiten IT-Ausgaben ab 2021 um 4 % steigen und im Jahr 2022 ein Gesamtvolumen von 4,4 Billionen US-Dollar erreichen werden. Ein Anstieg der IT-Investitionen bedeutet zwangsläufig, dass Sie mehr Technologie benötigen. Das ist entweder so gewollt oder nicht so gewollt (weil es dem Geschäftsbedarf hinterherhinkt). Manager werden sich mit einer Zunahme unproduktiver Geräte und Bestände konfrontiert sehen.

Selbst die gewissenhaftesten IT-Leiter können durch ihre Unfähigkeit, den IT-Bestand effizient zu verwalten, ins Straucheln geraten. Was auf dem Spiel steht, ist die Gesundheit Ihres Netzwerks, die lebenswichtigen digitalen Ressourcen, die Ihr Unternehmen am Laufen halten, und Ihre Fähigkeit, die Kosten zu kontrollieren.

Deshalb ist es an der Zeit, mit der Planung Ihrer IT-Asset-Management-Strategie zu beginnen, bevor Ihr IT-Bestand zu einem Problem wird. Werfen wir einen Blick auf die Details.

Was ist ein IT-Bestandsverzeichnis?

Das IT-Asset-Inventar umfasst alle Anwendungen, Hardware, Integrationen, Dokumente etc. in der IT-Verantwortung eines Unternehmens. Es enthält Details wie Hardware- und Software-Details und andere Informationen über das Computersystem. Es wird verwendet, um die Nutzung von Hardware- und Software-Assets in einer Organisation zu verfolgen. Diese Informationen helfen Ihnen, die wichtigsten Ressourcen wie Softwarelizenzen und Hardwarekonfigurationen für jedes Gerät (Desktop oder Laptop) zu verfolgen. Das Inventar hilft Ihnen auch dabei, die Softwarelizenzanforderungen für jede Anwendung zu definieren, damit Sie wissen, wie viele Lizenzen für jedes Produkt in Ihrem Unternehmen benötigt werden.

Ein IT-Bestandsverzeichnis ist ein sehr wichtiger Bestandteil der Verwaltung Ihrer IT-Infrastruktur. Es hilft Ihnen, den Überblick über alle Dinge zu behalten, die mit Ihren Computern und anderen elektronischen Geräten zusammenhängen. Sie können auch überprüfen, welche Art von Ressourcen Ihnen zur Verfügung steht und wie viel Geld Sie dafür jeden Monat ausgeben.

Ein gut organisiertes IT-Inventar kann Ihnen dabei helfen:

• Ordnungsgemäße Aufzeichnungen über Ihre IT-Ressourcen und deren Nutzung zu führen
• Kenntnis der Anzahl von Computern und anderen elektronischen Geräten in Ihrem Unternehmen
• Herauszufinden, welche Art von Ressourcen den Mitarbeitern und Abteilungen zur Verfügung stehen
• Identifizieren Sie den Bedarf an Softwarelizenzen (und mögliche Probleme bei der Einhaltung von Lizenzbestimmungen)
• Planen Sie Hardware-Upgrades und -Erneuerungen
• Verfolgen Sie das Ablaufdatum der Garantie
• Überwachen Sie Nutzungsstatistiken, um festzustellen, ob zusätzliche Lizenzen benötigt werden (oder ob Sie weniger benötigen)

Warum brauchen Sie eine IT-Inventarisierung?

Ein IT-Bestandsverzeichnis kann so einfach sein wie eine Tabelle mit einer Liste von Gegenständen, oder es kann ein hochkomplexes System sein, das jedes einzelne Stück Hardware und Software in Ihrem Unternehmen erfasst.

Ein IT-Bestandsverzeichnis wird am häufigsten in großen Unternehmen verwendet, in denen viele verschiedene Abteilungen unterschiedliche Systeme nutzen, es kann aber auch in kleineren Unternehmen eingesetzt werden, in denen es nur einige wenige Anwendungen gibt, die von allen genutzt werden.

Der Zweck eines IT-Bestandsverzeichnisses ist es, sicherzustellen, dass Sie die richtige Version einer Anwendung oder eines Betriebssystems verwenden. Wenn jemand Hilfe bei der Installation einer Anwendung benötigt, kann er die richtige Versionsnummer im IT-Bestandsverzeichnis nachschlagen und herausfinden, ob er sein System vor der Installation der neuen Anwendung aktualisieren muss oder nicht.

IT-Asset-Inventare werden auch für Sicherheitszwecke verwendet - wenn Sie genau wissen, was auf den einzelnen Computern installiert ist, können Sie schnell feststellen, ob etwas durch Malware oder Hacker kompromittiert wurde, die versuchen, Zugang zu sensiblen Informationen wie Finanzdaten oder Kundendaten zu erhalten.

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