IT-Asset-Management-Tool: Vereinfachen Sie die Bestandsverwaltung

Da wir in einer digitalen Welt leben, ist die Notwendigkeit einer intelligenten Erfassung und Verwaltung von Informationstechnologie-Assets unabdingbar. Die Informationstechnologie ist und war ein entscheidender Bestandteil aller Geschäftsprozesse, ohne die kein Unternehmen mehr funktionieren kann.

IT-Asset-Management, auch bekannt als "ITAM", hat einen großen Wert für das Unternehmen. Es erhöht nicht nur die Effektivität der Geschäftsprozesse und verbessert die Produktivität, sondern verhindert auch Verluste. ITAM ist für große Unternehmen ebenso wichtig wie für Start-ups, die gerade erst in die digitale Welt einsteigen.

Kurze Geschichte des IT-Asset-Managements

Wenn Sie in irgendeiner Weise mit IT-Asset-Management (ITAM) zu tun haben, werden Sie wissen, dass dies ein heikles Thema ist. Was früher ein langwieriger, manueller Prozess war, hat sich durch den technologischen Fortschritt verändert. Wenn Sie dachten, dass "früher alles einfacher war" oder dass sich einfach "nicht alles geändert hat", dann liegen Sie falsch, denn das IT-Asset-Management unterscheidet sich erheblich von dem, was es vor 10 Jahren war. Sie sehen, ITAM hat sich erheblich weiterentwickelt - und die Art und Weise, wie Unternehmen mit der Verwaltung ihrer IT-Assets umgehen, hat sich ebenfalls verändert.

Die Geschichte des IT-Asset-Managements (ITAM) ist faszinierend, denn sie zeigt, wie sich ITAM im Laufe der Jahre entwickelt hat. Die Art und Weise, wie das IT-Asset-Management in Unternehmen umgesetzt wird, hat sich von der Vergangenheit bis zur Gegenwart verändert. Der erste Einsatz von ITAM erfolgte bei Mainframes, teuren Maschinen, die von großen Unternehmen genutzt wurden. Sie wurden für Buchhaltungszwecke und andere Aufgaben verwendet, bei denen Daten in großen Mengen verarbeitet werden mussten.

Die frühen Computer waren riesige Maschinen, die ganze Räume einnahmen und für deren Bedienung spezialisierte Bediener und Techniker erforderlich waren. Der ursprüngliche Zweck von ITAM bestand darin, den Standort dieser teuren Maschinen zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie nicht beschädigt oder gestohlen wurden. Diese frühe Version von ITAM wurde als "Hardware Asset Management" (HAM) bezeichnet.

Mit dem Fortschritt der Computertechnologie entwickelte sich auch das HAM. Um die vielen verschiedenen Arten von Geräten, die über ein Netzwerk angeschlossen werden können, zu überwachen, entwickelten Unternehmen Softwareprogramme, die als Software Asset Management" (SAM) bezeichnet wurden. Mit diesen Tools konnten Unternehmen ihre Softwarelizenzen verwalten, so dass sie nicht für mehr Lizenzen bezahlten, als sie benötigten, oder ältere Softwareversionen anstelle neuerer Versionen mit besseren Funktionen verwendeten.

Mit der Weiterentwicklung der Technologie verlagerte sich der Schwerpunkt jedoch von den physischen Vermögenswerten wie Computern, Druckern und anderen Geräten auf virtuelle Vermögenswerte wie Softwarelizenzen und Anwendungen.

Was ist ein IT-Asset-Management-Tool?

Moderne IT-Asset-Management-Lösungen sollen Unternehmen dabei helfen, ihr gesamtes Portfolio an physischen und virtuellen Assets über den gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten - von der Beschaffung bis zur Ausmusterung. So können sie besser entscheiden, wie lange sie IT-Assets behalten sollten, bevor sie ausgemustert oder durch neuere Modelle ersetzt werden.

Die IT-Ressourcen eines Unternehmens sind für den Betrieb unerlässlich, aber sie können auch äußerst komplex zu verwalten sein. Ein durchschnittliches Unternehmen hat mehr als 1.000 Objekte in seinem Bestand und verwendet fünf verschiedene Systeme, um sie zu verfolgen. Dies stellt eine Herausforderung für IT-Asset-Manager dar, denn sie müssen den Überblick behalten und gleichzeitig sicherstellen, dass ihr Unternehmen die Compliance-Standards einhält.

IT-Asset-Management-Lösungen sollen IT-Fachleuten helfen, den gesamten Lebenszyklus der Assets ihres Unternehmens zu verwalten. Sie können als eigenständige Produkte eingesetzt oder in größere Systeme wie Enterprise Resource Planning (ERP) oder Service Desk-Plattformen integriert werden.

Tabellenkalkulationen vs. IT-Asset-Management-Software

Tabellenkalkulationen haben sich im IT-Asset-Management-Prozess als dysfunktional erwiesen. Tabellenkalkulationen waren ein beliebtes Werkzeug für die Verfolgung von IT-Assets, aber sie haben ihre Grenzen und können Probleme verursachen. Tabellenkalkulationen sind möglicherweise nicht in der Lage, das Datenvolumen zu bewältigen, das Ihr Unternehmen verfolgen muss. Auch der Zeitaufwand für die Eingabe neuer Anlagendaten in die Tabellenkalkulation kann beträchtlich sein.

Tabellenkalkulationen sind für die Anlagenverwaltung ungeeignet, da sie nicht in der Lage sind, komplexe Beziehungen zwischen Daten zu verwalten, schwierig zu pflegen und zu aktualisieren und nicht skalierbar sind.

Spreadsheets sind nicht für die Verwaltung großer Datenmengen ausgelegt. Sie können nur maximal 10.000 Datenzeilen und 256 Datenspalten verarbeiten. Aufgrund dieser Einschränkung ist es oft notwendig, mehrere Tabellenkalkulationen zu verwenden, um alle Daten zu speichern. Das macht die Pflege und Aktualisierung Ihrer Anlagedaten extrem schwierig.

Das zweite Problem bei Tabellenkalkulationen ist, dass es sich in der Regel um statische Dokumente handelt, die keinen einfachen Zugriff auf Informationen aus anderen Anwendungen oder Systemen ermöglichen. Das bedeutet, dass die von Ihnen benötigten Informationen über mehrere Dokumente verstreut sind, was es für alle anderen in Ihrem Unternehmen schwierig macht, die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt zu finden.

Da Tabellenkalkulationen nie für die Verwaltung großer Informationsmengen über einen längeren Zeitraum hinweg (und schon gar nicht über mehrere Standorte hinweg) gedacht waren, fehlen ihnen Funktionen wie die Versionskontrolle, was sie für die Verwaltung eines IT-Asset-Management-Programms ungeeignet macht.

Wenn Sie mit diesen und anderen Problemen mit Tabellenkalkulationen zu kämpfen haben, sollten Sie sich überlegen, ob Sie diese Art von Software nicht lieber durch eine ITAM-Lösung ersetzen wollen.

Ein IT-Asset-Management-Tool kann helfen, diese Herausforderungen zu überwinden, indem es eine umfassende Lösung für alle Ihre IT-Asset-Anforderungen bietet. Die Software ermöglicht es Ihnen, den Überblick über Ihre gesamte Hardware, Softwarelizenzen und sogar mobile Geräte zu behalten. Mit einer professionellen ITAM-Lösung können Sie alle Aspekte der IT-Ressourcen Ihres Unternehmens effizienter verwalten.