6 Gründe um eine IT-Asset-Management-Strategie einzusetzen

IT-Asset-Management (IT-Bestandsmanagement oder ITAM) ist eine Reihe von Geschäftspraktiken, die Finanz-, Bestands- und Vertragsaufgaben kombinieren, um die Ausgaben zu optimieren und das Lebenszyklusmanagement und die strategische Entscheidungsfindung innerhalb der IT-Landschaft zu unterstützen. Es ist somit die Verwaltung der einzelnen Lebenszyklusphasen eines Assets. In anderen Worten ausgedrückt, ist es die die regelmäßige Überprüfung der IT-Assets, ob sie im Einsatz einwandfrei und lückenlos funktionieren. IT-Assets sind alle Software-, Hardware- und Integrationssystemkomponenten in einem Unternehmen.

Was sind die Vorteile eines IT-Asset-Management Systems?

Das ITAM bringt eine Vielzahl an Vorteilen mit sich. Vor allem trägt es dazu bei, das Verständnis des

Unternehmens der Bedeutung der IT für den Geschäftswert, die Kommunikation und das Verständnis zwischen der IT und anderen Abteilungen zu verbessern.

Es gibt 6 ausschlaggebende Vorzüge die die Einbindung eines ITAM-Systems unverzichtbar machen.

1-Mehr Effizienz und niedrigere Kosten

Kosteneinsparung ist unbestritten für jedes Unternehmen eines der wichtigsten Hauptziele. Mit ITAM erfährt man, welche Assets wie und wo genutzt werden und welche seltener zum Einsatz kommen. So können ungenutzte oder überflüssige Assets entfernt oder auf Lager gelegt werden. Auf diese Weise werden überschüssige Anschaffungen vermieden und verhindert. Außerdem können durch den Einsatz von ITAM Wartungs-, Support- und Energiekosten eingespart und zusätzliche Kosten reduziert werden. Durch das bessere Verständnis der Kapazitätsauslastung kann eine Effizienzsteigerung erzielt werden.

2-Rechnungslegung für mehr Sorgfalt und Transparenz

Die Verwaltung von Finanzbüchern ist eine umfangreiche Angelegenheit. Bereits ein kleiner Fehler in der Geld- und Steuerpolitik kann zu erheblichen Problemen führen. Aus diesem Grund müssen die Kosten für alle Hardware-Komponenten und Software-Lizenzen aufgeführt werden. Diese Aufstellung umfasst sowohl die Kosten für den Kauf der Produkte als auch bei Bedarf die Kosten für die Wartung dieser Produkte. Die Übersicht darüber zu behalten, kann schwierig werden, da es in Unternehmen zu viele Vermögenswerte gibt, die überwacht werden müssen. In diesem Fall kann ein Asset-Management-Tool verhindern, dass man sich in der Buchhaltung verlieren. Ein transparenter und sorgfältiger Umgang bei der Führung Ihrer Finanzunterlagen ist empfehlenswert.

3-Mehr Sicherheit schaffen (Risikomanagement)

Mit dem IT-Asset-Management behält man stets den Überblick über seine Assets. Die Sicherstellung der Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und Richtlinien können jederzeit in jeder Form verwaltet werden. Beispielsweise können Sicherheitslücken schnell erkannt und behoben werden. Das allgemeine Sicherheitsrisiko wird somit gesenkt. Außerdem besteht die Möglichkeit, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Personen über welche Benutzerrechte verfügen und welchen Zugang sie zu kritischen Informationen und Daten haben. Dies ermöglicht auch die Einschränkung oder Anpassung der entsprechenden Benutzerrechte. Somit kann ein erfolgreiches Risikomanagement erzielt und in Bewegung gesetzt werden.

4-Mehr Handlungsfreiheit und Agilität

Sie können den Lebenszyklus und die Verwendung von Vermögenswerten (Assets) über einen festgelegten Zeitraum hinweg anzeigen und zurückverfolgen. Auf diese Weise erhalten Sie Informationen und Daten, die Ihnen bei Entscheidungen über betriebliche Anforderungen und strategische Geschäftsentscheidungen von Nutzen sein können.

5-Vermeidung von Bußgeldern

Mit IT-Bestandsmanagement behalten Sie den Überblick über vertragliche, regulatorische und gesetzliche Verpflichtungen. Sie haben einen Überblick über alle Lizenzen und können diese verwalten und gegebenenfalls rechtzeitig verlängern oder kündigen. Falls Sie in regelmäßigen Abständen Audits durchführen müssen, kann diese Übersicht vorteilhaft sein. Mithilfe dessen können Sie den Handlungsbedarf rechtzeitig feststellen und Bußgelder vermeiden. Darüber hinaus kann es den Mitarbeitern helfen, sich auf Audits einzustellen, indem es Zeit und damit Kosten einspart.

6-Prognosen

Die ITAM-Lösung ermöglicht einen detaillierten Überblick über die Beschaffung von Vermögenswerten in einem Unternehmen, was die IT-Abteilung dabei unterstützt, den Bedarf an Vermögenswerten (Assets) für die künftige Nutzung durch das Unternehmen besser zu verstehen und zu prognostizieren. Die IT-Abteilung kann neue Trends erkennen und sie für die weitere Entwicklung nutzen. Auch die Budgetprognosen werden erleichtert, da die IT-Abteilung eine überaus effektive und kosteneffiziente Strategie für die Folgejahre entwickeln kann.

Es ist erwähnenswert, dass durch den kontinuierlichen Optimierungsprozess im IT-Asset-Management werden immer mehr Verfahren und Strategien in den Managementprozess integriert, die es smarten Unternehmen ermöglichen, ihren Geschäftswert zu steigern und sie noch „smarter“ zu machen.