Die IT-Abteilungen sind mit einer steigenden Zahl von Anwendungen und deren Verwaltung konfrontiert. Oft fehlt ihnen der Überblick über diese Anwendungen und vor allem darüber, wie sie das Unternehmen unterstützen. Das Anwendungsportfoliomanagement (Application-Portfolio-Management) hilft Unternehmen, ihre Geschäftsziele zu erreichen. Dazu gehören unter anderem die Verbesserung der betrieblichen Effizienz, die Marktdifferenzierung, die Kosteneinsparung, die Geschäftswertsteigerung und die digitale Transformation.

Das APM kann als eine Sammlung aller Softwareanwendungen und IT-Systeme verstanden werden. Mit dem Application-Portfolio-Management kann die IT-Abteilung alle Anwendungen inventarisieren und den technischen und geschäftlichen Wert bewerten. Auf diese Weise können Unternehmen erkennen und visualisieren, welche Anwendungen beibehalten, aktualisiert oder entfernt werden sollten, um den größten Unternehmensnutzen zu bieten. Anwendungen, die einen unternehmerischen Mehrwert bringen werden priorisiert, während verzichtbare eliminiert werden. Darüber hinaus überwacht, verwaltet und entwickelt das APM regelmäßig IT-Systeme und deren Softwareanwendungen.

Es lassen sich eine Vielzahl von Vorzügen des Anwendungsportfoliomanagement nennen. Im Folgenden sind die wichtigsten Vorteile aufgeführt.

8 Gründe, weshalb das Anwendungsportfoliomanagement so wichtig ist:

1. Transparenz und Kontrolle über die Anwendungen und IT-Systeme
2. Optimierung der Anwendungen, IT-Kostenreduzierung und IT-Agilität
3. Förderung von Nutzer-Feedback
4. Stärkung der Geschäftsprozesse und Senkung der IT-Betriebskosten
5. Bessere IT-Umwandlungsplanung
6. Risikominderung und Standardisierung von veralteten Technologien
7. Überbrückung von Kommunikationslücken
8. Vereinfachte Auslagerung von IT-Prozessen, Audits und Compliance

Transparenz und Kontrolle über die Anwendungen und IT-Systeme

Mithilfe des Anwendungsportfoliomanagements können Unternehmen eine Inventarisierung der Anwendungen unter zahlreichen Aspekten wie Lebenszyklus, Kosten, Implementierungen oder den von ihnen unterstützten Geschäftsfunktionen vornehmen. Die Verantwortlichen für das IT-Portfolio können außerdem Anwendungen mit Technologien und Geschäftsfunktionen verknüpfen, um die Auswirkungen eines IT-Assets auf das Unternehmen zu verstehen und zur Rationalisierung von Anwendungen eine entsprechende Soll- und Ist-Analyse durchzuführen. Zur Beschleunigung der Anwendungsinventur kann diese außerdem von den der Anwendungseigentümern durchgeführt werden, die dann die Informationen über ihre eigenen Anwendungen aktualisieren. Letztlich sorgt diese Bestandsaufnahme für mehr Transparenz und eine bessere Übersicht über die IT-Systeme, wodurch die IT-Leitung problemlos neue Geschäftsprojekte in die Wege leiten kann.

Optimierung der Anwendungen, IT-Kostenreduzierung und IT-Agilität

Um den Zustand des Portfolios zu verstehen, enthalten APM-Tools viele Dashboards. Beispielsweise liefern Dashboards zu den Anwendungslebenszyklen Angaben darüber, dass Anwendungen außer Betrieb genommen oder durch eine andere Ausführung ersetzt werden sollen. Weitere Dashboards wie Datenströme zwischen Anwendungen geben Auskunft über die Möglichkeit, eine Anwendung zu eliminieren und Daten mit anderen Anwendungen auszutauschen. Entscheidend für die Leistungsfähigkeit eines Anwendungsportfoliomanagements ist jedoch die Geschäftsperspektive. Die IT-Abteilung verfügt über ein klares Verständnis hinsichtlich der Art und Weise, wie Anwendungen die Unternehmensfunktionen unterstützen und welche Anwendungen für das Unternehmen entscheidend sind. Mit diesen Dashboards werden nicht nur potenzielle Abweichungen aufgezeigt, sondern sie ermöglichen auch eine bessere Planung der IT-Umwandlung. Mithilfe dieser Dashboards können IT-Abteilungen ihre Anwendungen optimieren, die IT-Kosten senken und die Effizienz der IT erhöhen, da sie den Geschäftswert ihrer Anwendungen genauer einschätzen können.

Förderung von Nutzer-Feedback

APM-Tools für das Anwendungsportfoliomanagement umfassen auch Umfragen, mit denen die Anwender in den Unternehmen ihre Meinung zu den von ihnen genutzten Anwendungen äußern können. Jede Anwendung verfügt über eine Funktion, mit der relevante Parteien Auszüge aus der Benutzererfahrung bereitstellen können. Auch technische Vorfälle und die Korrespondenz mit dem IT-Support werden auf Dashboards protokolliert und visualisiert. Auf diese Weise lässt sich die Effektivität der Software ermitteln, was letztlich darüber entscheidet, ob die Produkte beibehalten oder abgeschafft werden sollen.

Stärkung der Geschäftsprozesse und Senkung der IT-Betriebskosten

Ein gut strukturiertes Anwendungsportfolio ermöglicht eine klare Ermittlung von Technologielücken und Redundanzen, welche die Geschäftsprozesse bremsen. Gleichzeitig führt dies zur Beseitigung überflüssiger und veralteter Anwendungen, wodurch die IT-Abteilungen die Kosten senken können. Das APM bietet also Möglichkeiten und Unterstützung zur Business Value Verbesserung und Steigerung.

Bessere IT-Umwandlungsplanung

Wenn Lösungen für das Anwendungsportfoliomanagement dazu beitragen, ein Gesamtbild der IT-Systeme zu erstellen, helfen sie den IT-Abteilungen auch bei der Planung der Umgestaltung ihrer IT-Systeme. Anhand von Anwendungslebenszyklen und Kostenschätzungen können ITler zukünftige Projekte theoretisch durchspielen und die Ergebnisse ihrer Annahmen analysieren. Sie erstellen dazu eine Kombination von Maßnahmen auf Grundlage verschiedener Annahmen wie der Erweiterung oder dem Auslaufen einer Anwendung und stellen diese Maßnahmen in verschiedenen Szenarien zusammen. Anschließend können die Auswirkungen auf ihre IT-Systeme ermittelt und die verschiedenen Situationen verglichen werden. Mit der Planung und Durchführung der IT-Umstellung können IT-Abteilungen ihre Ressourcen besser für neue Geschäftsaktivitäten einsetzen und sich auf innovative Entwicklungen konzentrieren.

Risikominderung und Standardisierung von veralteten Technologien

Oft verwalten IT-Abteilungen eine sehr große Anzahl von Softwarekomponenten mit hohem Gefährdungspotenzial für Unternehmen. Durch die Begrenzung der Anzahl der verwendeten Produkte können IT-Teams wichtige Skaleneffekte erzielen, aber auch die Entwicklerteams werden besser für die Verwendung dieser Technologien ausgebildet. Zur Bestimmung der technologischen Veralterung können Tools für das Anwendungsportfoliomanagement mithilfe externer Datenbanken verbunden werden. Diese enthalten Informationen über Lebenszyklen, darunter auch das Enddatum eines Lebenszyklus. Auf Grundlage dieser Informationen stehen Dashboards zur Verfügung, die zeigen, wie sich das Ende der Lebensdauer von Technologien auf Anwendungen auswirkt. Ist diese Bewertung abgeschlossen, können Portfolio-Manager entscheiden, ob die Technologien den Unternehmensstandards entsprechen. Durch Festlegung von Technologiestandards helfen Portfolio-Manager Unternehmen, die Anzahl der Technologien und deren Kosten zu reduzieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass bei Projekten keine zweifelhaften Technologien verwendet werden.

Überbrückung von Kommunikationslücken

Ein aktueller Anwendungsbestand verhindert unnötige Anschaffungen, die aufgrund von Kommunikationsfehlern zwischen den Abteilungen entstehen. Alle Beteiligten im Unternehmen haben Zugriff auf eine zentrale „Quelle der Wahrheit“, was bedeutet, dass Kaufentscheidungen auf zuverlässigen Echtzeitdaten beruhen.

Vereinfachte Auslagerung von IT-Prozessen, Audits und Compliance

Beschließt ein Unternehmen einen Teil seiner IT auszulagern, so muss es eine detaillierte Bestandsaufnahme seiner Ressourcen vornehmen und potenziell irrelevante Anwendungen eliminieren. Aus diesem Grund ist eine Bewertung erforderlich, um zu entscheiden, welche Anwendungen beibehalten oder ausgelagert werden sollen. Die Vereinfachung von Audits oder Zertifizierungen im IT-Bereich ist ein weiterer Vorteil. So können externe Beratungsunternehmen oder staatliche Behörden empfehlen oder verlangen, dass Unternehmen ihre IT-Ressourcen ordnungsgemäß zu überwachen haben. In diesem Fall hilft ein Anwendungsportfoliomanagement Unternehmen, den IT-Prozessplan besser zu unterstützen oder beispielsweise die Kapitalzuweisung zur Deckung von IT-Risiken zu reduzieren.

Das Application-Portfolio-Management ist eine effektive Möglichkeit für IT-Abteilungen, ihre Systeme erfolgreich zu visualisieren, zu verwalten und bei Bedarf zu reorganisieren. Nicht außer Acht zu lassen ist, dass heutzutage eine anpassungsfähige Systemlandschaft das „Erfolgsgeheimnis für jedes Unternehmens“ ist!