Was ist Software-Asset Management (SAM)?

Heutige Unternehmen verlassen sich auf Softwareanwendungen, um tägliche Aktivitäten durchzuführen, die Sicherheit aufrechtzuerhalten und Beziehungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu verwalten. Im Tagesgeschäft kann dies beispielsweise eine Buchhaltungssoftware sein, die zur Organisation von Kontenbüchern verwendet wird oder eine Software, die zur Verfolgung von Bestellungen oder zur Verwaltung von Lagerbeständen verwendet wird. Andere Softwareanwendungen in der Organisation werden hauptsächlich für andere wichtige Programme wie Textverarbeitung, Rechnungsstellung und Datenbankverwaltung verwendet.

Unternehmen müssen auch ihre Computer und die darauf gespeicherten Daten vor böswilligen Dritten schützen. Dies trägt nicht nur zum Schutz des Unternehmens und seiner Interessen bei, sondern schützt auch Kunden und deren Privatsphäre. Das Unternehmen investiert auch viel Geld in Software wie CRM- und Social-Media-Management-Programme sowie Programme, die Mitarbeitern helfen sollen, zusammenzuarbeiten und Aktivitäten besser zu organisieren und durchzuführen.

Aus diesen und vielen anderen Gründen geben Unternehmen viel Geld für die IT aus, insbesondere für Software und Sicherheit. Es wird davon ausgegangen, dass diese Kosten von Jahr zu Jahr immer weiter ansteigen werden. Deswegen sollten Unternehmen in Erwägung ziehen, in das Software-Asset Management zu investieren, um die Investitionsrendite (ROI) ihrer Softwareanwendungen zu maximieren und dennoch Ausgaben gering zu halten. Wissenswert ist, dass Organisationen mit Hilfe von SAM keine zusätzlichen Gebühren für Verstöße zahlen müssen. Doch was genau ist jetzt das Software-Asset Management und was für Vorteile bringt es mit sich?

Was ist Software-Asset Management (SAM)?

Das Software-Asset Management ermöglicht Organisationen eine bessere Kontrolle und Standardisierung der Beschaffung, Anwendung und Bereitstellung von Softwarelizenzen. Auf diese Weise können sie ihr Budget zurückgewinnen und die Einsparungen erhöhen.

Dies bedeutet, dass jede für kommerzielle Zwecke verwendete Softwarelizenziertwerden muss. Beispielsweise kann ein Unternehmen ein Textverarbeitungs- oder Buchhaltungsprogramm von einem jeglichen Hersteller nicht verwenden, ohne eine Lizenzgebühr zu zahlen. Ansonsten kann dem Unternehmen ein Bußgeld wegen Verstößen drohen – solche Szenarien werden mit Hilfe des SAM verhindert.

Kleinere Unternehmen verwenden wahrscheinlich eher eine kleine Anzahl von Softwareanwendungen und können einen unkomplizierten Überblick über alle Lizenzen behalten und wissen genau, welche Lizenzen demnächst ablaufen und welche nicht ausgelastet oder sogar für das Unternehmen völlig nutzlos sind.

Doch was geschieht, wenn Unternehmen wachsen und die Zahl der benötigten Softwareanwendungen zunehmen? Genau! Es wird immer schwieriger den Überblick über all diese verschiedenen Softwarebestände und Lizenzen zu behalten. Deshalb ist es notwendig, ein Software-Asset Management System in kleine und auch große Organisationen einzurichten, da ein Management von Beginn an empfehlenswert ist.

Welche Vorteile bringt SAM?

Was für Vorteile hat eigentlich das Software-Asset Management? SAM bietet unzählige Vorteile, die mit jeder Art von Geschäft Prozess kompatibel ist. Einige davon werden hier genauer beschrieben.

Budgetierung einfacher machen

Mit einer guten SAM-Lösung lassen sich die Softwarekosten besser vorhersagen und kalkulieren.

Wenn ein Unternehmen jedoch nicht weiß, über welche Lizenzen es verfügt oder welche Lizenzen aktualisiert werden müssen, wird es schwieriger, vorherzusagen, wie viel es für die Softwarelizenzierung ausgeben wird. Da Softwarelizenzierung und -wartung ein wichtiger Teil der Ausgaben eines Unternehmens ist, müssen sie budgetiert werden.

Kosteneinsparung und optimierte Nutzung

Mit SAM können Unternehmen ihre technologischen Bedürfnisse und Nutzungsanforderungen ermitteln, sodass sie ihre Abläufe optimieren und nach Möglichkeit Kosten sparen können. Es wird festgestellt, dass bestimmte Anwendungen für sie nützlicher sind als andere oder dass sie nicht wirklich all ihre Software nutzen.

Um Kosten aufgrund von Verstößen zu vermeiden, haben einige Unternehmen Unmengen an Lizenzgebühren gezahlt. Am Ende ist das mehr als das, was sie nur durch die Gebühren gezahlt hätten. Infolgedessen geben viele Unternehmen einen großen Teil ihres IT-Budgets für Softwarelizenzierungs- und Wartungsaktivitäten aus. Studien haben gezeigt, dass maßgeschneiderte SAM-Verfahren die IT-Ausgaben eines Unternehmens um bis zu 30 % senken können. Es ist wirtschaftlich, den Bedarf des Unternehmens zu ermitteln und dann einen entsprechenden Lizenzvertrag abzuschließen. Auf diese Weise kann das Unternehmen die benötigten Softwarelizenzen exakt beschaffen und sicherstellen, dass die erforderlichen Lizenzen nicht fehlen oder unterbesetzt werden – das SAM-basierte Lizenzmanagementsystem kann dem Unternehmen helfen, Rechtsfälle zu bearbeiten, Kosten zu sparen und Nutzungsmaßnahmen zu optimieren.

Schlüsselkennzahlen für das Anwendungsportfolio-Management

Verringerung von Sicherheitsrisiken

SAM-Programme beinhalten die Unterstützung bei der Reduzierung Software-bezogener Sicherheitsrisiken. Einerseits ermöglichen diese Tools die Kontrolle von Inhalten im Unternehmensnetzwerk und reduzieren so die Möglichkeit von Sicherheitsverletzungen. Sie ermöglichen auch die Konfiguration verschiedener Anwendungen, um Kompatibilität sicherzustellen, Konflikte zu vermeiden, Sicherheitslücken zu schließen und Malware und Viren zu verhindern.

Weitere Vorteile sind:

• Integration und Automatisierung des Lizenzmanagements zur Effizienzsteigerung
• Optimierung aller Geschäftsprozesse
• Optimale Transparenz und vollständige Kontrolle
• Zeitaufwand durch Automatisierung reduzieren
• Bessere Vorbereitungszeit (zum Beispiel Audits, Meetings)
• Alle Lizenzen und Software-Assets auf einem Monitor

Fünf einfache Schritte zur Optimierung und erfolgreichen Nutzung des Lizenzmanagements (SAM)

• Unkompliziertes Lizenzmanagement und Compliance-Kontrolle
• Standardisierung des Softwareportfolios
• Verbesserung des Anfrage- und Verteilungsprozesses
• Optimierung der Installation und Inbetriebnahme
• Optimierung der Softwarenutzung bei Stilllegung

Mit der richtigen Nutzung des SAM kann die gesamte IT-Landschaft eines Unternehmens besser geschützt werden.

Wenn ein Unternehmen das richtige Software-Asset-Management-Team zusammengestellt, die richtigen Tools beschafft, die erforderlichen Daten gesammelt und die korrekten Managementmaßnahmen durchgeführt hat, können Lizenzverstöße und Bußgelder vermieden werden.

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