Donanım Varlık (Envanter) Yönetimi Nedir?

İşletmelerde teknoloji yatırımlarının günden güne artmasıyla birlikte çok sayıda şirketlerin sahip olduğu teknoloji varlıklarının takibi önemli bir ihtiyaç haline gelmiştir. Bu teknoloji envanterinin yönetiminin genel kapsamdaki adı BT varlık yönetimi olarak bilinmektedir.

İşletmelerin sahip olduğu taşınabilir ya da sabit bilgisayarlar, yazıcılar, cep telefonları, yedekleme cihazları, sunucular, sanal makineler, kesintisiz güç kaynakları, jeneratörler ve klimalar da bu donanım kapsamında ele alınabilir.

Donanım envanteri takip edilmesinde kolaylaştırıcılık ve önem arz eden yöntemlerden biri de envantere dahil olan her donanıma özel bir kimlik numarasının tanınmasıdır. Bu numara donanım satılıncaya ya da son kullanım haline kadar korunarak değiştirilmez. Bu kimlik numaraları bilgisayarla için aynı zamanda bilgisayarın adı olarak tanımlanmaktadır. Kimlik numarası, alım tarihi, fatura no, garanti bitiş tarihi bilgilerini içeren etiket donanıma yapıştırılır.

Envanter Yönetimi Nedir?

Mevcutta var olan bir envanterin kullanıma hazır hale gelmesini sağlamak amacıyla envanter ünite giriş çıkışların sabit akışını verimli bir şekilde idare etme sürecidir. Çoğu zaman envanterin çok fazla olmasını veya tehlike sınırının minimum seviyenin altında olmasını engellemek için ünite transferlerinin kontrolünü de kapsayan süreci içermektedir.

Bir envanter yönetiminin başarılı olması; hem malın kümülatif değeri açısından hem de toplam değeri taraflarınca meydana gelen vergi sorumluluğu maliyetlerinin kontrolünün yapılmasını da destek sağlar.

Envanter yönetiminin 3 anahtar bileşeni vardır ve bunlar yönetimin görevlerini dengelemek için dikkat edilmesi gerekilen kilit noktalardır.

İlki tedarik edilen malzemeyi toplam envantere dahil etmek amacıyla tedarikçinin siparişi ne kadar sürede hazırlayıp teslim ettiğidir ve ilk bileşen olarak bu zamanla yapma zorunluluğudur. Ayrıca bu yöntem malzemelerin envanter dışına ne kadar sürede transfer edilebildiğini net olarak bilinir olmasını gerektirir.

Önem arz eden bu iki anahtar bileşeni biliyor olmak, üretimlerin aksamadan devam edebilmesi için kullanılan malzeme siparişinin ne kadar ve ne kadar zaman da yapılacağına olanak sağlamaktadır.

Başarılı bir envanter yönetiminin anahtar bileşenlerinden bir diğeri de üretimin aksaklığa uğramaması için stoğun alt ve üst sınırları olarak tanımlanan “tampon stok” miktarının da iyi hesaplanmasıdır.

Örnek vermek gerekirse; üretimde kullanılarak arızalanması muhtemel olan bir makine ile alakalı envanterde bir ya da iki birimlik makine parçası bulunması, makine arıza yaptığında hemen yerine yeni parçanın takılmasını ve üretimin aksaması ihtimalini minimize etmeye yardımcı olmaktadır. Operasyonel tedarik envanterinde gerekli parçalar için tampon stok bulundurmak, aksamaları önlemeye yardımcı olmaktadır.

Envanter yönetimine son olarak değinmemiz gerekirse; nakliyata hazır olan mamullerin kaydını da envanter yönetimi içermektedir. Çoğunlukla üretimi yeni bitmiş mamullerin envanter toplamına gönderilmesinin yanında, alıcıya gönderilen son nakliyatın da envantere eklenmemesi anlamını taşımaktadır.

Donanım Envanter Yönetimi İçin En İyi İpuçları

Donanım Envanter Yönetimi ilk paragrafta belirtildiği şekilde donanım envanterine bu bilgilerle kayıt yapılır. BT Envanter Yönetiminin bir bileşeni olarak donanım; bir bilgisayar ağının tüm bileşenlerini ifade eder. Yazıcılar, sunucular, monitörler, tarayıcılar ve klavyeler bilgisayar donanımı örnekleridir.

Donanım envanteri yönetimi için en iyi ipuçlarından bazılarını ele almak gerekirse;

• Donanım kayıt işlemlerinden sorumlu bir profesyonel veya departman oluşturmak, bir izleme sistemine yatırım yaparak donanımı kullanabilecek tüm çalışanları eğitmek ve değerlendirmek gerekmektedir.
• Başarılı donanım envanteri yönetimi kayıp veya yanlış yerleştirilmiş ekipman sayısını azaltarak maliyeti düşürür. Aynı zamanda yöneticilerin, bozulmadan önce ekipmanı tamir etmelerini de olanak sağlayabilir.
• Ekipman kiralayan kuruluşlar, optimum stok yönetimi uygulayarak sözleşme şartlarına ve düzenlemelerine uygun kalabilir.
• Birçok varlık yönetimi uzmanı, tüm donanımın BT uzmanları tarafından tescil edilmesinin önemli olduğuna vurgulamaktadır.
• Her ekipmana bir kimlik numarası verilerek BT departmanından bir temsilci sorumlu olmalıdır.
• Aynı zamanda belirlenen envanter veritabanına alınan tarih, koşul ve yer ile ilgili verileri de girebilir. Bu yöntemle, bir yönetici donanım envanter yönetiminin merkezi olduğunu rahatlıkla görebilir, daha az karışık ya da çelişkili envanter bilgisi örneğine izin verir.

BT Ekipleri İçin Donanım Varlık Yönetimi

Donanım envanter yönetimi, çok kapsamlı bir süreç olduğu için bazı işletmelerde bu süreçlerin yönetimi için görev paylaşımları yapılır. Bu görev paylaşımına göre ise BT ekipleri şirketin sahip olduğu BT donanımlarının takibinden ve yönetiminden sorumludur. Etkin bir donanım varlık yönetimi süreci için CIO, IT müdürleri ve diğer tüm IT çalışanlarının aktif olarak katılması gerekir.

Donanım Varlık Yönetimi Yazılımı

Donanım varlık yönetimi yazılımı, şirketlerdeki donanım envanterlerinin daha verimli şekilde takip edilmesini ve yönetilmesini sağlamak için geliştirilmiş bir çözümdür. Elektronik tabloların takip ve yönetim süreçlerinde verimsiz kalmasıyla birlikte işletmeler donanım varlık yönetimi çözümleri tercih etmeye başlamışlardır.

Bir BT varlık yönetimi yazılımı olan Loggle, donanım varlık yönetimi platformu sunmaktadır. Şirketler Loggle ile tüm donanımlarını yaşam döngüleri boyunca tek bir platformdan kolaylıkla yönetebilmektedir. Donanım Varlık Yönetimi çözümümüz hakkında bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.