Wie lassen sich Assets in einer digitalen Welt verfolgen?

Innovationen und neu entstehende Bedürfnisse zwingen Unternehmen dazu, nach Lösungen zu suchen. Wenn sie nicht richtig überwacht werden, führt eine überwältigende Anzahl von Beschaffungen mit der Zeit zu einer komplexeren Unternehmensarchitektur und überladenen Beständen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, den Überblick über Softwareanwendungen, Hardware, Lizenzen und alles, was mit der IT-Struktur eines Unternehmens zusammenhängt, zu behalten. Ein reibungsloser Betrieb lässt sich nur realisieren, wenn die IT-Landschaft eines Unternehmens ergebnisorientiert und sorgfältig geplant, koordiniert und überwacht wird.

Da Unternehmen heute dank der Digitalen Transformation dazu neigen, SaaS (Software as a Service) zu bevorzugen, ist es je nach Situation sowohl schwierig als auch einfach, den Überblick über vollständig digitale Beschaffungsprozesse zu behalten. Es ist schwer, da es durchaus üblich ist, eine neue SaaS-Lösung zu erwerben, um den Tag zu retten. Schatten-IT wird dies allgemein genannt. Es ist aber auch relativ einfach, da die Papierspur auf digitalem Wege sehr dünn ist. In Anbetracht dieses beidseitigen Bedarfs sollte es eine umfassende Methodik für die Beschaffung geben, um die IT-Landschaft nicht zu verkomplizieren und den Geschäftsbetrieb zu gefährden. Ein umfangreiches Inventar und eine komplexe Unternehmensarchitektur können einem Unternehmen ernsthaft schaden.

Was ist Asset-Tracking?

Asset-Tracking ist ein regelmäßiger Überwachungsprozess, um festzustellen, welche Vermögenswerte ein Unternehmen besitzt. Jedes Unternehmen möchte seine Budgets so effizient wie möglich einsetzen, um seine Ziele zu erreichen. Einer der größten Kostenfaktoren eines Unternehmens sind die Anlagen, die es besitzt. Die Kosten für diese Vermögenswerte beschränken sich nicht nur auf die Anschaffung. Jede Anlage verursacht zusätzliche Kosten für das Unternehmen. Wartungskosten, Lizenzverlängerungsgebühren, Beratungsdienste und mehr sind Kosten, die nach dem Kauf anfallen. Die Art der Anlagenverfolgung unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Während einige Unternehmen die Anlagen in ihren Produktionsstätten verfolgen, verfolgen andere Unternehmen die IT-Komponenten.

Was ist das IT-Asset-Management?

Das IT-Asset-Management ist die Gesamtheit der Geschäftsprozesse, die durchgeführt werden, damit Unternehmen ihre IT-Assets überwachen und verwalten können. ITAM erhöht die Sichtbarkeit, indem es die IT-Landschaft von Unternehmen transparent macht und so die Unternehmensarchitektur vereinfacht. Mit dem IT-Asset-Management werden Antworten auf folgende Fragen gegeben:

• Welche IT-Assets habe ich?
• Wie viel kosten diese Anlagen?
• Wer nutzt diese Assets im Unternehmen?
• Wie hoch ist die Effizienz und der IT-Wert dieser Assets?
• Welche IT-Assets werden nicht genutzt?
• Wann sind die Termine für Wartung und Lizenzverlängerung für diese Anlagen?
• Welche IT-Investitionen sollten wir tätigen?

Das IT-Asset-Management sollte also an die heutige digitale Umgebung angepasst werden. Während es früher verständlich war, für die Verfolgung von Assets Stift und Bleistift oder Tabellenkalkulationen zu verwenden, ist der Beschaffungsprozess heute vollständig digital und erfordert neue Alternativen, die aus Innovationen hervorgegangen sind. Dies erfordert einen modernisierten Ansatz für das IT-Asset-Management.

Warum ist es schwierig, Assets zu verfolgen?

Da Unternehmen unterschiedliche Lösungen für verschiedene Bedürfnisse benötigen, ist es selbstverständlich, dass jede Abteilung in einem Unternehmen mit unterschiedlichen Plänen handelt. Natürlich sollte die IT-Abteilung Standards für die Beschaffung aufstellen, aber das ist nicht immer der Fall, denn Schatten-IT ist ein Problem, das nicht vernachlässigt werden sollte.

Es gibt mehrere Gründe, warum Unternehmen mit ihren wachsenden Beständen nicht Schritt halten können:

• Schatten-IT: Manche Abteilungen handeln und beschaffen Software ohne die Zustimmung der IT-Abteilung. Wenn dies geschieht, kann die neu erworbene Anlage aus Sicherheitsgründen eine Bedrohung für die Gesamtintegrität des Unternehmens darstellen. Es könnte sich auch um einen Doppelkauf handeln, d. h. die gleiche Lizenz wurde bereits gekauft oder es gibt bereits ähnliche Software im Portfolio.
• Zeit- und Aufwandsprobleme: Die IT ist das Rückgrat eines Unternehmens. Die IT-Abteilungen haben also wichtigere und dringendere Aufgaben auf ihrer Agenda als die Überwachung der Einkäufe. Daher kann es für sie schwierig sein, Personal für die Überwachung der Anschaffungen bereitzustellen.
• Uneinheitliche Unternehmensarchitektur: Fast alle Unternehmen versuchen zumindest, den Überblick über ihre Anlagen zu behalten. Wenn dieser Prozess jedoch nicht standardisiert ist, kann er dazu führen, dass die Daten an verschiedenen Orten als Bits und Pieces gespeichert werden. Das macht es fast unmöglich, eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen und es ist ziemlich schwierig, die Anlagen danach effizient zu verfolgen.
• Zu viele Anbieter und unterschiedliche Arten von Assets: Die Komponenten einer IT-Struktur sind recht zahlreich und erfordern unterschiedliche Prozesse zur Überwachung. Lizenzen, Garantien, Check-up- und Wartungsdokumente, Software, Hardware, Kosten und vieles mehr. Die Liste lässt sich beliebig fortsetzen.

Doch wo es Probleme gibt, gibt es natürlich auch Lösungen.

Wie kann man Assets in einer digitalen Welt verfolgen?

Moderne und umfassende IT-Asset-Management-Software wie Loggle bietet verschiedene Module, die den unterschiedlichen Anforderungen an ein effizientes IT-Asset-Management und die Verfolgung digitaler Assets gerecht werden:

1. Hardware-Asset-Management
2. Software-Asset-Management
3. Integrationsmanagement
4. IT-Kostenmanagement